Theo quy định hiện hành, đến ngày 1/7/2022, tất cả các doanh nghiệp đều phải bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn đang cân nhắc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mình nhưng chưa lựa chọn được nhà cung cấp nào uy tín? Bài viết sẽ tổng hợp cho bạn top những nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay để bạn tham khảo.

1.      Điều kiện để phát hành hóa đơn điện tử

1.1.                        Các điều kiện để phát hành hóa đơn điện tử

Xu hưởng sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy trong giao dịch kinh doanh ngày càng phổ biến. Sử dụng hóa đơn điện tử đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: tiết kiệm thời gian, chi phí, thuận tiện trong công tác bảo quản, lưu trữ; dễ dàng trong công tác quản lý… Để có đủ điều kiện phát hành hóa đơn điện tử, theo quy định tại Điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp phải đáp ứng những tiêu chí sau:

• Là tổ chức kinh tế đủ điều kiện và đang thực hiện khai thuế bằng giao dịch điện tử hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong ngân hàng
• Có đội ngũ nhân lực đủ trình độ, khả năng thực hiện việc khởi tạo và sử dụng HĐĐT
• Có chữ ký số Token
• Có phần mềm bán hàng được kết nối với phần mềm kế toán để đảm bảo dữ liệu của HĐĐT được chuyển vào dữ liệu của phần mềm kế toán.
• Có địa điểm, đường truyền thông tin và thiết bị truyền tin, mạng truyền tin đạt yêu cầu.
• Có quy trình lưu trữ dữ liệu đáp ứng tối thiểu về chất lượng lưu trữ theo quy định.
• Có hệ thống lưu trữ đáp ứng được chuẩn mực của hệ thống lưu trữ dữ liệu.
• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra.

Ngoài ra, để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần xem xét xem doanh nghiệp có thuộc một trong các đối tượng sau:

• Doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Các đơn vị hành chính sự nghiệp có phát sinh hoạt động bán hàng và cung ứng dịch vụ.
• Hợp tác xã, hoặc Liên hiệp hợp tác xã.
• Hộ kinh doanh, các cá nhân kinh doanh.
• Các đơn vị cung cấp dịch vụ như điện, nước, truyền hình, viễn thông… phát hành số lượng hóa đơn lớn.
• Các đơn vị thành lập chi nhánh tại nhiều địa phương khác nhau.
• Đơn vị có nhiều khách hàng ở các địa phương khác nhau.
• Các tổ chức khác theo quy định.

1.2.                        Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử

Để lựa chọn được nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp, bạn cần có những tiêu chí để chiếu theo. Dưới đây là một vài tiêu chí cho các doanh nghiệp tham khảo để phù hợp với tình hình thực tế của mình:

• Tiêu chí 1: Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử và uy tín của nhà cung cấp

Vấn đề quan trọng nhất khi sử dụng hóa đơn điện tử đó là hóa đơn có giá trị pháp lý hay không. Để hóa đơn điện tử đảm bảo được thông tin thống nhất, phản ánh đúng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trước cơ quan thuế thì phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp sử dụng phải có giá trị pháp lý. Thường các nhà cung cấp có uy tín, có kinh nghiệm, công nghệ cao sẽ đáp ứng tiêu chí này.

• Tiêu chí 2: Phần mềm dễ sử dụng và đáp ứng được mọi nghiệp vụ hóa đơn

Phần mềm dễ sử dụng, thân thiện với người dùng sẽ giúp bạn nhanh chóng làm quen với việc sử dụng hóa đơn điện tử – một hình thức hóa đơn mới, khác hoàn toàn so với hóa đơn giấy trước đây. Ngoài ra, phần mềm có giao diện thân thiện, ngôn ngữ dễ hiểu, tích hợp đầy đủ các nghiệp vụ để có thể thực hiện các yêu cầu lập – xuất – chỉnh sửa hóa đơn sẽ giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc của công tác kế toán.

• Tiêu chí 3: Đảm bảo tính an toàn, bảo mật

An toàn và bảo mật thông tin là yếu tố hàng đầu khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Phần mềm hóa đơn điện tử không chỉ là nơi quản lý các thông tin mua, bán, doanh thu, hàng hóa… mà còn lưu trữ thông tin của các khách hàng. Đây là những thông tin mà doanh nghiệp nào cũng cần bảo mật tuyệt đối để thể hiện được sự chuyên nghiệp. Do đó, khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần lưu ý đến yếu tố này.

• Tiêu chí 4: Chi phí hợp lý, tương xứng với chất lượng

Việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản tiền đầu tư ban đầu về cơ sở hạ tầng, chi phí mua phần mềm. Vì thế, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp có tương ứng với mức chi phí đã bỏ ra hay không?

• Tiêu chí 5: Dịch vụ hỗ trợ, hướng dẫn sau cung cấp

Việc sử dụng một hình thức hóa đơn mới chắc chắn doanh nghiệp cần thời gian để thích ứng. Lựa chọn một nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ tốt, sẵn sàng hướng dẫn sử dụng, tận tình giải đáp những thắc mắc của khách hàng là một điều vô cùng cần thiết. Phần mềm có tốt đến đâu, nếu không biết cách sử dụng thì sẽ rất lãng phí.

2.      Top 3 phần mềm hóa đơn điện tử hàng đầu

• Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel (S-Invoice):

Phần mềm hóa đơn điện tử S-Invoice là sản phẩm của Tập đoàn viễn thông Quân đội Viettel – nhà cung cấp hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ. S-Invoice là giải pháp về hóa đơn điện tử cho phép doanh nghiệp có thể xuất nhiều hóa đơn cùng một lúc, số lượng có thể lên đến hàng triệu hóa đơn/ ngày. Ngoài ra, với công nghệ bảo mật nhiều lớp tiên tiến, bạn sẽ không phải lo lắng về vấn đề an toàn trong quản lý và lưu trữ hóa đơn.

Đây là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay với hạ tầng bao phủ trên cả nước, giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai và dịch vụ hỗ trợ 24/7.

• Phần mềm hóa đơn điện tử VNPT (Invoice):

Phần mềm hóa đơn điện tử VNPT cũng là một thương hiệu được nhiều người quan tâm tìm kiếm. Đây là phần mềm quản lý hóa đơn điện tử lâu dài, thời gian lưu trữ và bảo đảm hóa đơn lên tới 10 năm. Khách hàng không cần mất chi phí hệ thống ban đầu và có thể kết nối với phần mềm kế toán nhưng sẽ mất phí kết nối.

• Phần mềm hóa đơn điện tử Misa (meInvoice):

meInvoice là một sản phẩm của Công ty Cổ phần Misa – công ty có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực phần mềm kế toán. Ưu điểm của phần mềm này là khả năng tích hợp nhiều công cụ khác như phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị… giúp dễ dàng lập hóa đơn điện tử từ nhiều hệ thống. Ngoài ra, phần mềm cho phép người sử dụng tạo lập và tra cứu hóa đơn trên nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại, máy tính bảng…

3.      Báo giá phần mềm hóa đơn điện tử Viettel (S-Invoice)

Bạn đang có nhu cầu chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel S-Invoice tự hào là đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp giải pháp quản lý hóa đơn trên nền điện tử cho doanh nghiệp.

Sử dụng sản phẩm S-Invoice, doanh nghiệp sẽ nhận được những tiện ích như sau:

• Dễ dàng khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn bằng phương tiện điện tử.
• Ký hóa đơn bằng chữ ký số (chữ ký điện tử)
• Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy thông thường
• Dễ dàng chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy khi có nhu cầu

Bạn có thể tham khảo báo giá hóa đơn điện tử S-Invoice như sau:

Bảng giá dịch vụ hóa đơn điện tử Viettel S-Invoice mới nhất Nguồn: website https://viettel-invoice.vn

Phí khởi tạo ban đầu: 1.000.000đ đã bao gồm dịch vụ hỗ trợ toàn bộ thủ tục khai báo mẫu hóa đơn, lập thông báo cơ quan thuế

Phí tích hợp chữ ký số: 880.000đ/năm (nếu khách hàng có nhu cầu dùng thêm dịch vụ chữ ký số)

Liên hệ để được tư vấn cụ thể:

• Hotline: 033 8000800 – 0984056777(zalo)
• Email: service@viettel-invoice.vn

Bài viết đã cung cấp cho bạn top những nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay. Hi vọng bạn đã có được những thông tin hữu ích để tham khảo và lựa chọn cho mình nhà cung cấp hóa đơn phù hợp nhất.