Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử trong kinh doanh ngày càng phổ biến. Số lượng các văn bản pháp luật về hóa đơn điện tử khá nhiều khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn và vướng mắc khi nghiên cứu các quy định về hóa đơn điện tử. Bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp lại những quy định nổi bật nhất liên quan đến hóa đơn điện tử để bạn đọc tiện theo dõi và nghiên cứu.

1.      Quy định về hóa đơn điện tử

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP

Khái niệm hóa đơn điện tử lần đầu tiên được nhắc đến tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ. Trong văn bản luật này, việc tạo, phát hành hóa đơn điện tử cũng được nêu rõ. Ngoài ra, các hành vi vi phạm về khởi tạo hóa đơn điện tử cũng được nêu ở Nghị định này.

Nghị lực 51/2010/NĐ-CP ra đời từ năm 2010. Tuy nhiên, đây là nghị định đầu tiên về hóa đơn điện tử và vẫn đang còn hiệu lực nên các bạn cần nắm được những nội dung chính của nghị định để so sánh, đối chiếu với các quy định mới.

• Thông tư 32/2011/TT-BTC

Ban hành kèm theo Nghị định 51/NĐ-CP là Thông tư 32/2011/NĐ-CP hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Nội dung của thông tư hướng dẫn chi tiết về khởi tạo, phát hành và sử dụng HĐĐT, cách lập và xử lý khi có sai sót; cách lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn khi hết thời hạn lưu trữ.

Tại thời điểm ban hành thông tư này, các doanh nghiệp vẫn được phép sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Vì thế, thông tư cũng hướng dẫn việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

• Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Nghị định 119 được ban hành ngày 12/9/2018 và có hiệu lực chính thức từ ngày 1/11/2018 đã đánh dấu một cột mốc quan trong lộ trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Nghị định này có nhiều nội dung được thay đổi hoàn toàn so với quy định, tiêu chuẩn trước đây về hóa đơn điện tử. Đặc biệt, là việc quy định các doanh nghiệp phải hoàn toàn chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 1/11/2020.

• Thông tư 68/2019/TT-CP

Thông tư 68/2019/NĐ-CP được ban hành nhằm hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119. Những nội dung của Thông tư bao gồm: nội dung và thời điểm lập hóa đơn điện tử, định dạng hóa đơn điện tử, việc áp dụng hóa đơn điện tử và dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử…

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Sự ra đời của Nghị định 123 đã giải quyết những vướng mắc về thời điểm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể, Nghị định đã bãi bỏ quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trong Nghị định 119 từ ngày 1/11/2020. Theo đó, các doanh nghiệp vẫn được phép sử dụng hóa đơn giấy cho đến ngày 30/6/2022 và chính thức phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022. Ngoài ra, Nghị định cũng quy định những nội dung sau:

• Quản lý, sử dụng hóa đơn bán khi hàng hóa và cung cấp dịch vụ
• Quản lý, sử dụng chứng từ khi thực hiện các thủ tục về thuế, thu phí, lệ phí
• Quy định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ.

2.      Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-CP, lộ trình sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp như sau:

• Trước 1/1/2018: Các doanh nghiệp lựa chọn hóa đơn điện tử, hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in theo quy định của Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39, Thông tư 26…
• Từ 1/11/2018 đến 31/10/2020: Áp dụng quy định về hóa đơn điện tử theo các văn bản cũ là Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP.
• Từ 1/11/2020 trở đi: Các doanh nghiệp chuyển đổi sang áp dụng hoàn toàn hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Tuy nhiên, thực tế đến thời điểm hiện tại cơ quan thuế chưa hoàn thiện hệ thống hạ tầng, tiêu chuẩn kỹ thuật và nhân sự để có thể áp dụng việc sử dụng hoàn toàn hóa đơn điện tử. Chính vì thế, ngày 19/10/2020 vừa qua, Chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP bãi bỏ một số điều của Nghị định 119 và bổ sung một số điểm mới.

Điểm đáng chú ý trong Nghị định 123 đó là các Nghị định về hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử loại cũ gồm Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP sẽ tiếp tục có hiệu lực đến hết ngày 30/6/2022. Nghị định 119 sẽ không bị bãi bỏ, thay vào đó, chỉ gỡ bỏ 2 điều khoản gồm Khoản 2 và Khoản 4 Điều 35 liên quan đến hiệu lực thi hành.

Như vậy, Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã khẳng định thời điểm áp dụng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử được kéo dài đến 1/7/2022 thay vì 1/11/2020 như quy định tại Nghị định 119. Trong thời gian từ nay đến 30/6/2022, các doanh nghiệp vẫn được phép sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn đặt in, tự in, trừ những đơn vị do Cơ quan Thuế bắt buộc sử dụng.

3.      Quy định về nội dung hóa đơn điện tử

Theo điều 6, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về Nội dung của hóa đơn điện tử như sau:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn

– Tên loại hóa đơn: thể hiện loại hóa đơn. VD: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng…

– Mẫu số hóa đơn: gồm 11 ký tự, trong đó

• 2 ký tự đầu: loại hóa đơn
• 4 ký tự tiếp theo: tên hóa đơn
• 1 ký tự tiếp theo: số liên của hóa đơn
• Ký tự “/”: ngăn cách số liên và số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn
• 3 ký tự cuối: số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn

– Ký hiệu hóa đơn: bao gồm 6 ký tự, trong đó:

• 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn. Thường là 2 trong số 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái Tiếng Việt.
• 3 ký tự cuối: năm tạo hóa đơn và hình thức hóa đơn

VD: AB/20E

– Số thứ tự hóa đơn: 7 chữ số được quy định là dãy số tự nhiên liên tiếp.

1. b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

4. Quy định về các loại hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 5, Nghị định 119, các loại hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hóa đơn GTGT
• Hóa đơn bán hàng
• Các loại hóa đơn khác

a, Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn GTGT là hóa đơn áp dụng với đối tượng là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.

b, Hóa đơn bán hàng

Áp dụng với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Tương tự như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng trong trường hợp này cũng bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.

c, Các loại hóa đơn khác

Bao gồm:

• Tem, vé điện tử
• Phiếu thu điện tử
• Phiếu xuất kho kiêm chức năng phiếu vận chuyển điện tử
• Các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung theo quy định về nội dung hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử hợp pháp có thể chuyển đổi thành chứng từ giấy, nhưng phải đảm bảo sự trùng khớp nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Hi vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức tổng quát những quy định về hóa đơn điện tử để tiện theo dõi, nghiên cứu. Mặc dù thời gian bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử được gia hạn đến ngày 1/7/2022, nhưng phần lớn các doanh nghiệp đã có xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn đang băn khoăn không biết lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử nào? Viettel tự hào là nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hàng đầu cho các doanh nghiệp Việt Nam.