Những vấn đề doanh nghiệp phải lưu ý sử dụng chữ ký số?      Viettel di động

Những vấn đề doanh nghiệp phải lưu ý sử dụng chữ ký số?     

Những vấn đề doanh nghiệp phải lưu ý sử dụng chữ ký số?     

Chữ ký số

Việc sử dụng chữ ký số hiện nay khá phổ biến trong doanh nghiệp vì phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Doanh nghiệp bạn đã nắm được những lưu ý sử dụng chữ ký số chưa. Bài viết sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về chữ ký số và những lưu ý doanh nghiệp cần nắm được khi sử dụng.

1.      Nắm được giá trị pháp lý của chữ ký số

Lưu ý sử dụng chữ ký số đầu tiên đó chính là phải hiểu được giá trị của chữ ký số là gì. Cũng như khi sử dụng bất cứ thứ gì, chúng ta phải nắm được công dụng của nó vậy. Vậy câu hỏi đặt ra là chữ ký số có giá trị pháp lý như thế nào? Doanh nghiệp nhất định phải nắm được điều này đầu tiên để có thể sử dụng chữ ký số đúng cách nhất.

Theo Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định như sau:

Điều 8. Giá trị pháp lý của chữ ký số

  1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
  2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.”

Như vậy, chữ ký số có giá trị pháp lý bao gồm:

  • Có giá trị pháp lý là chữ ký
  • Có giá trị pháp lý như là con dấu của tổ chức, doanh nghiệp

2.      Lựa chọn loại chữ ký số phù hợp

Hiện nay, thị trường chữ ký số khá đa dạng có nhiều loại chữ ký số với nhiều công dụng và chức năng khác nhau. Chính vì thế doanh nghiệp cần lưu ý sử dụng chữ ký số cho phù hợp với nhu cầu của mình.

Các loại chữ ký số được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhất hiện nay bao gồm:

  • Chữ ký số USD Token

Đây là loại chữ ký số phổ biến nhất. Các doanh nghiệp thường sử dụng để ký số chứng từ, tài liệu. Sở dĩ lại chữ ký số này được sử dụng rộng rãi trong nhiều năm qua vì nó là loại xuất hiện đầu tiên trên thị trường.

Đặc điểm của loại chữ ký số này là hình dạng phần cứng của nó tương tự như một chiếc USB thông thường. Khi cần sử dụng, người dùng kết nối USB này với máy tính. Chính vì thao tác này nên nó có một số nhược điểm như: dễ thất lạc, gặp sự cố khi kết nối, không kiểm soát được lịch sử ký số, không sử dụng nhiều người trên 1 token.

  • Chữ ký số Smart Card

Loại chữ ký số này được tích hợp trên sim do một số nhà mạng phát triển như chữ ký số Viettel, VNPT, FPT… giúp cho việc ký số có thể thực hiện linh hoạt thông qua thiết bị di động.

Tuy nhiên, nhược điểm của nó chính là người dùng phải sử dụng sim của nhà mạng để tích hợp chữ ký số. Điều này bất tiện khi người sử dụng ở ngoài khu vực phủ sóng hoặc công tác nước ngoài.

  • Chữ ký số HSM

So với chữ ký số USB Token hay Smart card, chữ ký số HSM có nhiều tính năng hơn hẳn nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động của hệ thống. Tốc độ xác thực và mã hóa của thiết bị HSM vượt trội hơn. Loại chữ ký số này có giá thành khá cao. Những doanh nghiệp lớn, có hệ thống, quy mô và cơ sở hạ tầng tốt thường lựa chọn loại chữ ký số này.

  • Chữ ký số từ xa

Đây là loại chữ số được biết đến với nhiều cái tên như: chữ ký số online, chữ ký số không dùng USB Token, chữ ký số di động… Khác với ba loại chữ ký số đã nêu ở trên, chữ ký số từ xa sử dụng công nghệ đám mây, có thể ký số mà không cần dùng thêm bất cứ thiết bị phần cứng nào. Nhờ ưu điểm này, người sử dụng có thể ký số ở mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi đi công tác hay làm việc tại nhà.

Doanh nghiệp cần cân nhắc về quy mô cũng như về nhu cầu để lựa chọn loại chữ ký số cho phù hợp, đạt hiệu quả sử dụng cao, tối ưu được chi phí.

3.      Lưu ý về ưu điểm và nhược điểm khi sử dụng chữ ký số

Khi sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp cần phải nắm được những ưu điểm và nhược điểm của chữ ký số để vận dụng vào quá trình sử dụng cho hợp lý.

Một số ưu điểm vượt trội của chữ ký số như sau:

  • Khả năng xác định nguồn gốc
  • Tính không thể phủ nhận
  • Tính toàn vẹn và bảo toàn văn bản
  • Tiết kiệm thời gian, công sức

Bên cạnh đó, chữ ký số cũng có những nhược điểm nhất định như:

  • Chữ ký số phải lệ thuộc vào máy móc, chương trình, phần mềm
  • Tính bảo mật không cao
  • Chữ ký điện tử có thời hạn

4.      Lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số

  • Về thương hiệu và địa điểm

Khi lựa chọn một hàng hóa dịch vụ bất kỳ chúng ta luôn quan tâm đến thương hiệu của hàng hóa, sản phẩm đó. Nhất là một sản phẩm công nghệ như chữ ký số, vấn đề này cũng cần được quan tâm. Những thương hiệu lớn thường có sự đảm bảo nhất định về uy tín của sản phẩm cũng như chất lượng của nó. Ngoài ra, bạn cũng nên quan tâm đến địa điểm của đại lý chữ ký số. Vấn đề này sẽ giúp bạn dễ dàng nhận được sự hỗ trợ khi có phát sinh trong quá trình sử dụng sau này.

  • Về chi phí và dịch vụ hỗ trợ

Hiện nay, thị trường chữ ký số khá đa dạng. Các thông tin về giá cả và dịch vụ chữ ký số cũng dễ dàng tìm kiếm trên Internet. Chính vì thế bạn có thể dễ dàng so sánh mức giá cũng như các dịch vụ hỗ trợ kèm theo để lựa chọn phù hợp với ngân sách.

  • Về thời điểm mua chữ ký số

Theo quy định hiện hành, việc nộp báo cáo thuế đều phải thực hiện qua mạng điện tử. Hạn thường là cuối tháng hoặc cuối quý. Các doanh nghiệp thường đợi đến sát ngày báo cáo mới gia hạn hoặc mua mới chữ ký số. Thời điểm này nhu cầu về chữ ký số trên thị trường thường khá cao, dẫn đến sự chậm chễ trong việc giao hàng của các nhà cung cấp ảnh hưởng đến thời hạn nộp báo cáo của doanh nghiệp. Do vậy, bạn cũng cần lưu ý đến thời gian lựa chọn mua chữ ký số sao cho phù hợp nhất.

Hi vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những lưu ý sử dụng chữ ký số để bạn có cái nhìn tổng quan hơn về việc lựa chọn sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp mình. Chữ ký số Viettel CA tự hào là thương hiệu uy tín cung cấp dịch vụ chữ ký số hàng đầu hiện nay với hơn 100.000 khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ trên toàn quốc. Với đội ngũ tư vấn viên dày dặn kinh nghiệm sẽ hỗ trợ và giải đáp thắc mắc trong quá trình sử dụng của bạn, tránh được những lỗi nhỏ mà kế toán doanh nghiệp hay bỏ qua.