Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn mới và cũng như hóa đơn giấy, trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử có thể xảy ra các trường hợp lập sai hóa đơn. Tới đây, khi quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có hiệu lực, việc xử lý hóa đơn khi có sai sót theo quy định cũ sẽ có sự thay đổi đáng kể. Bài viết sẽ hướng dẫn cách xử lý theo quy định mới chi tiết từng trường hợp lập sai hóa đơn điện tử.

1.      Căn cứ luật xử lý sai hóa đơn điện tử

Hiện nay, có khá nhiều văn bản luật về hóa đơn điện tử cùng đang có hiệu lực thi hành. Chính vì thế, việc xử lý hóa đơn điện tử khi lập sai cũng có sự khác nhau.

Nhưng chủ yếu, việc xử lý hóa đơn điện tử bị lập sai căn cứ vào các văn bản luật sau:

• Điều 9, Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định về Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập
• Điều 17, Nghị định 119/2018/TT-BTC quy định về Xử lý hóa đơn có sai sót sau khi cấp mã
• Các công văn hướng dẫn cụ thể

Về cơ bản, cách xử lý hóa đơn điện tử lập sai cũng giống với hóa đơn giấy, tuy nhiên có một số điểm khác biệt nhất định do hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Từ các quy định luật hiện hành, chúng ta có thể đưa ra những nguyên tắc chung về cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót như sau:

• Nếu hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho khách hàng, người lập được hủy hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới
• Nếu hóa đơn đã lập và đã gửi hóa đơn lập sai cho khách hàng, xem xét 2 trường hợp sau:

+ TH 1: Nếu đã kê khai thuế, hai bên thống nhất lập biên bản hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới thay thế.

+ TH 2: Nếu đã kê khai thuế, hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh và lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

• Nếu hóa đơn đã lập, phát hiện chỉ sai tên công ty, địa chỉ thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh sai sót.

2.      Xử lý lập sai hóa đơn điện tử theo Thông tư 32

• Trường hợp 1: Hóa đơn đơn điện tử đã lập, phát hiện ra sai sót và chưa gửi cho người mua

Công văn số 3441/TCT-CS của Tổng cục thuế ban hành ngày 29/8/2019 về cách xử lý hóa đơn điện tử đã lập nhưng chưa gửi cho người mua như sau: “Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua”. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử đã hủy không được xóa bỏ mà phải được lưu trữ để phục vụ việc tra cứu khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Từ công văn hướng dẫn, chúng ta có thể rút ra cách xử lý cho trường hợp hóa đơn lập sai nhưng chưa gửi cho khách hàng như sau:

• Được lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn lập sai.
• Không cần phải lập biên bản hủy hóa đơn.
• Áp dụng cho tất cả các lỗi sai của hóa đơn.
  • Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử lập sai, đã gửi cho người mua
• Hóa đơn điện tử lập sai các thông tin: địa chỉ, mã số thuế, ngày tháng

Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, hóa đơn nếu chỉ có sai sót về địa chỉ, tên công ty nhưng vẫn đúng mã số thuế, hai bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh sai sót không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Quy định này cũng áp dụng đồng thời với hóa đơn điện tử dựa theo hướng dẫn của công văn số 11624/CT-TTHT của Cục thuế TP HCM.

Như vây, đối với trường hợp này, người bán và người mua chỉ cần thống nhất làm biên bản điều chỉnh, không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh.

• Hóa đơn điện tử lập sai các thông tin còn lại chi tiết từng trường hợp:
• Trường hợp hóa đơn lập sai đã gửi cho người mua và chưa khai thuế:

Căn cứ theo khoản 1, Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC về Xử lý hóa đơn điện tử đã lập như sau:

“1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.”

Như vậy, theo quy định, việc xử lý hóa đơn điện tử lập sai trong trường hợp này theo các bước sau:

+ Bước 1: Hai bên xác nhận sai sót và đồng ý hủy hóa đơn đã lập

+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn mới theo đúng quy định, trên hóa đơn ghi rõ nội dung “hóa đơn này thay thế hóa đơn số… ký hiệu…, gửi ngày … tháng ….năm….”

Lưu ý khi thực hiện:

+ Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ để phục vụ việc tra cứu của cơ quan có thẩm quyền.

+ Áp dụng cho tất cả các trường hợp (trừ trường hợp sai tên công ty, địa chỉ ở trên)

• Trường hợp hóa đơn đã lập sai, đã gửi cho người mua và hai bên đã khai thuế:

Căn cứ theo khoản 2, Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC, cách xử lý như sau:

“2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.”

Như vậy, các bước xử lý như sau:

+ Bước 1: Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và có chữ ký điện tử của cả hai bên.

+ Bước 2: Căn cứ vào biên bản, bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh ghi rõ “điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…”

Dựa vào hóa đơn điều chỉnh, hai bên thực hiện kê khai thuế theo quy định hiện hành.

3.      Xử lý lập sai hóa đơn điện tử theo Nghị định 119 và Thông tư 68

• Xử lý sai hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Trường hợp người bán đã lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và đã gửi cho người mua:

+ Khi phát hiện ra sai sót, hai bên phải lập biên bản thỏa thuận, ghi rõ sai sót.

+ Làm thông báo gửi cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

+ Lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế.

• Xử lý sai hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

• Trường hợp hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, đã lập và chưa gửi cho người mua có phát hiện sai sót:

+ Bên bán phải làm thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04 Phụ lục ban hành kèm Nghị định để hủy hóa đơn có mã của cơ quan thuế có sai sót.

+ Lập hóa đơn mới, ký số, ký điện tử để được cơ quan thuế cấp mã thay thế hóa đơn sai sót đã lập.

• Trường hợp hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, đã lập và đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót:

+ Hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót.

+ Bên bán phải làm thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04 Phụ lục ban hành kèm Nghị định để hủy hóa đơn có mã của cơ quan thuế có sai sót.

+ Lập hóa đơn mới, ký số, ký điện tử để được cơ quan thuế cấp mã thay thế hóa đơn sai sót đã lập.

4.      Viết sai hóa đơn điện tử có bị phạt không?

Mới đây, Chính phủ vừa ban hành nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về mức phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn có hiệu lực thi hành từ ngày 5/12/2020. Trong Nghị định này có quy định về mức phạt hành chính đối với trường hợp lập sai hóa đơn theo quy định, đã giao cho người mua và đã kê khai thuế. Cụ thể, mức phạt là từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng và buộc phải lập hóa đơn mới theo quy định nếu người mua có yêu cầu (trừ trường hợp bên bán và bên mua phát hiện việc lập sai loại hóa đơn và lập lại hóa đơn mới theo quy định trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra).

Bài viết đã tổng hợp cho bạn những kiến thức hữu ích về cách xử lý khi lập sai hóa đơn điện tử. Hi vọng thông qua bài viết, bạn sẽ không còn hoang mang khi không biết xử lý thế nào khi chẳng may mắc sai sót trong quá trình lập hóa đơn.