Doanh nghiệp của bạn đang có ý định chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo tinh thần của Nghị định mới. Tuy nhiên, bạn chưa biết làm thế nào để thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử. Hiện nay, bạn có thể làm thủ tục này một cách dễ dàng qua hình thức online. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng mới nhất.

1.      Căn cứ luật về phát hành hóa đơn điện tử lần đầu

Hiện nay, đang tồn tại song song hai văn bản luật hướng dẫn về việc sử dụng hóa đơn điện tử, đó là:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC
• Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BCT

Tuy nhiên, Công văn số 2578/TCT-CS của Tổng cục thuế ban hành ngày 23/6/2020 nêu rõ việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ thực hiện theo hướng dẫn tại Nghị định 51, Nghị định 04, Thông tư 32 và Thông tư 39; trừ khi có thông báo của cơ quan thuế về việc công ty phải chuyển sang sử dụng HĐ ĐT theo Nghị định 119 và Thông tư 68.

Chính vì thế, bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng lần đầu theo hướng dẫn của Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Theo quy định trước đây tại Thông tư 32, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn đến Cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 5 ngày trước khi sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.

Nhưng kể từ ngày 12/6/2017, quy định tại khoản 1, điều 3, Thông tư 37/2017/TT-BTC đã có sự thay đổi như sau:

“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.”

Như vậy, nếu doanh nghiệp bạn lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử thì bạn phải gửi đồng thời cả thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu. Hóa đơn mẫu được gửi sẽ được sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm hướng dẫn doanh nghiệp thanh lý hợp đồng in sau khi đã lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử đối với các hợp đồng đặt in không quy định thời hạn thanh lý hợp và doanh nghiệp sẽ không bị xử phạt.

Trong trường hợp Cơ quan thuế nhận thấy Thông báo phát hành hóa đơn được gửi đến không đầy đủ nội dung theo quy định, Cơ quan thuế sẽ thông báo cho doanh nghiệp bằng văn bản trong thời hạn 2 ngày làm việc (tính từ thời điểm nhận được thông báo). Doanh nghiệp sẽ phải điều chinh và gửi lại bản thông báo mới theo đúng quy định.

2.      Hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử bao gồm những gì?

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điển tử qua mạng bao gồm:

• Quyết định của công ty về việc áp dụng hóa đơn điện tử

Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/2/2011 của Bộ Tài chính – mẫu dành riêng cho doanh nghiệp muốn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần điền đủ các thông tin theo quy định.

Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32

Bạn có thể tải ngay mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử tại đây

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/2/2011 của Bộ Tài chính)

Bạn có thể tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử mẫu bản word tại đây.

Trên Thông báo, bạn cần điền đầy đủ các thông tin như:

+ Tên công ty, mã số thuế

+ Địa chỉ trụ sở chính

+ Số điện thoại

+ Các loại hóa đơn phát hành

+ Cơ quan tiếp nhận thông báo (cơ quan thuế quản lý)

Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 32

• Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phát hành hóa đơn điện tử cung cấp)

Là mẫu hóa đơn điện tử doanh nghiệp sẽ sử dụng. Để tăng tính thẩm mỹ và sự nhận diện thương hiệu, doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một mẫu hóa đơn phù hợp.

Hiện nay, hóa đơn điện tử S-Invoice cung cấp cho doanh nghiệp nhiều mẫu hóa đơn điện tử miễn phí, đa dạng. Hóa đơn điện tử Viettel S-Invoice sẽ hỗ trợ bạn chỉnh sửa logo, water mark nếu như có nhu cầu. Mẫu hóa đơn luôn luôn cập nhật, giúp bạn tìm được sự lựa chọn phù hợp và tối ưu nhất.

3.      Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Để thực hiện thành công thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng, các bạn cần thực hiện các bước sau:

• Chuẩn bị thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên HTKK

Bạn tiến hành đăng nhập vào phần mềm HTKK, chọn phân hệ Hóa đơn à Thông báo phát hành hóa đơn

                Điền các thông tin bắt buộc rồi chọn Kết xuất XML. Lưu file XML

• Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Để đăng ký nộp thông báo HĐ ĐT qua mạng, bạn truy cập vào đường link nhantokhai.g dt.gov.vn – Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế.

Bạn đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đăng ký bằng mã số thuế của doanh nghiệp, lựa chọn Tài khoản à Đăng ký thêm tờ khai như sau:

Lưu ý, sau 2 ngày kể từ ngày thông báo phát hành hóa đơn điện tử, bạn mới được phép sử dụng hóa đơn.

Sau khi điền đầy đủ các thông tin, tích chọn Thông báo phát hành hóa đơn và ấn Tiếp tục.

Bước tiếp theo, bạn vào mục Nộp tờ khai và tải lên Thông báo phát hành hóa đơn định dạng XML đã tải về ở bước 1.

Việc nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng cũng khá giống với công việc nộp tờ khai thuế GTGT hàng tháng hoặc quý.

• Nộp hóa đơn mẫu

Bạn scan 3 mẫu văn bản đã chuẩn bị dưới định dạng Word. (Chú ý điền đầy đủ các thông tin như ngày tháng, chữ ký)

Sau khi thực hiện bước thứ 2 ở trên, vẫn trên cổng thông tin nhantokhai.gdt.gov.vn, bạn chọn chuyên mục Tra cứu à TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn ở dòng Tờ khai.

Bước cuối cùng là đính kèm file word đã chuẩn bị và ký nộp là xong.

4.      Lưu ý khi làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Để thực hiện thành công thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng, các bạn cần lưu ý:

• Sau 2 ngày kể từ khi nộp đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu, các bạn kiểm tra xem hồ sơ đã được chấp nhận chưa trước khi sử dụng hóa đơn.
• Cách kiểm tra như sau: Truy cập vào website tracuuhoadon để kiểm tra. Nếu hóa đơn đã có đầy đủ thông tin thì bạn có thể an tâm sử dụng. Nếu chưa, bạn cần in hồ sơ và thực hiện nộp trực tiếp tại cơ quan thuế.
• Đối với thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2, bạn không cần phải đính kèm hóa đơn mẫu để nộp mà chỉ cần nộp Thông báo phát hành hóa đơn.

Hi vọng thông qua bài viết bạn đã nắm được thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng mới nhất. Lưu ý rằng, sau 2 ngày nộp Thông báo sử dụng hóa đơn, bạn mới được phép sử dụng hóa đơn điện tử để tránh bị phạt về sau này khi cơ quan thuế kiểm tra nhé!