Hóa đơn điện tử là gì? Tất tần tật những điều cần biết về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì? Tất tần tật những điều cần biết về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì? Tất tần tật những điều cần biết về hóa đơn điện tử

Trong những năm gần đây, người làm kế toán cũng như chủ doanh nghiệp đã khá quen thuộc đối với khái niệm hóa đơn điện tử. Theo quy định hiện hành, đến 1/7/2022, tất cả các doanh nghiệp phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy, hóa đơn điện tử là gì? Bài viết này sẽ cung cấp tất tần tật những điều cần phải biết về hóa đơn điện tử.

1.    Hóa đơn điện tử là gì?

  • Khái niệm hóa đơn điện tử là gì?

Hiện nay, có rất nhiều văn bản pháp luật quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử. Khái niệm hóa đơn điện tử được nhắc đến lần đầu trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, ban hành ngày 14/3/201, hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng, cung ứng dịch vụ.

Tại Điều 3, TT 32/2011/TT-BTC: “Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử… Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

  • Các loại hóa đơn điện tử

Thông tư 32 cũng quy định về các loại hóa đơn điện tử như sau:

  • Hóa đơn xuất khẩu
  • Hóa đơn GTGT
  • Hóa đơn bán hàng
  • Các loại hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước vận tải quốc tế, chứng từ thu phí ngân hàng…

Như vậy, các loại hóa đơn điện tử cũng tương tự so với hóa đơn giấy. Điều này có thể thấy, hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử có giá trị tương đương nhau về mặt pháp lý.

  • Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử là gì

Một hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi nó thỏa mãn các yêu cầu sau:

  • Đảm bảo được tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử. Tức là thông tin còn đầy đủ và không bị thay đổi trong suốt quá trình sử dụng.
  • Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được khi cần thiết.

2.    Ưu điểm và nhược điểm của hóa đơn điện tử

  • Ưu điểm của hóa đơn điện tử là gì?
  • Tiết kiệm chi phí vận chuyển và lưu trữ: Đây là ưu điểm vượt trội nhất của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy. Sử dụng hóa đơn điện tử, bạn có thể gửi hóa đơn cho khách hàng một cách dễ dàng và nhanh chóng qua email. Ngoài ra, việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng tiện lợi hơn, tránh được rủi ro bị mất, rách, hỏng hóa đơn giấy.
  • An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử sẽ được quản lý trên phần mềm bảo mật. Điều này giúp người sử dụng dễ dàng quản lý, tránh được rủi ro hóa đơn mất, rách trong quá trình bảo quản.
  • Giảm thiểu các thủ tục hành chính phức tạp
  • Tiết kiệm thời gian, tính ứng dụng cao
    • Nhược điểm của hóa đơn điện tử là gì?
  • Doanh nghiệp phải có hệ thống quản lý, cơ sở hạ tầng tốt để sử dụng hóa đơn điện tử
  • Nhân viên phải có hiểu biết nhất định về công nghệ thông tin, chủ động cập nhật các kiến thức mới kịp thời
  • Chi phí đầu tư ban đầu tốn kém: chi phí mua phần mềm, máy tính, mua bản quyền…

3.    Tìm hiểu về hóa đơn điện tử có mã xác thực

  • Định nghĩa hóa đơn điện tử có mã xác thực

Hóa đơn điện tử có mã xác thực của của cơ quan thuế hay còn gọi là hóa đơn xác thực, là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp cho một mã xác thực và số hóa đơn xác thực.

  • Số hóa đơn xác thực: được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục thuế. Dãy số này có cấu trúc do Tổng cục thuế quy định.
  • Mã xác thực: chuỗi ký tự được mã hóa do hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục thuế khởi tạo.
  • Mã vạch hai chiều: được hiển thị trên hóa đơn, hỗ trợ cho doanh nghiệp đọc nhanh và kiểm tra các thông tin trên hóa đơn.
  • Đối tượng nào phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực

Căn cứ quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC, các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế là:

  • Những doanh nghiệp, tổ chức Tổng cục thuế nhận định có rủi ro cao về thuế
  • Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán có yêu cầu sử dụng hóa đơn xác thực của cơ quan thuế
  • Cơ quan thuế quản lý các cấp và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc tạo, phát hành và sử dụng hóa đươn điện tử
  • Điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực
  • Đã được cơ quan thuế cấp MST và mã số thuế đang hoạt động
  • Có chứng thư số chứa thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực
  • Hoạt động ở khu vực có khả năng truy cập, sử dụng Internet

4.    Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục gì để sử dụng hóa đơn điện tử?

Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu. Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm những giấy tờ cần thiết sau:

  • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 1, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
  • Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu số 2, Phụ lục ban hành kèm TT 32)
  • Hóa đơn điện tử mẫu (được cung cấp bởi đơn vị phát hành hóa đơn điện tử)

Sau khi chuẩn bị đầy đủ tài liệu, bạn có thể nộp hồ sơ lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc nộp online thông qua cổng thông tin điện tử của thuế.

5.    Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu, và phải đáp ứng các điều kiện sau:

  • Nội dung của hóa đơn điện tử có thể truy cập và tham chiếu được khi cần thiết.
  • Nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng cho phép.
  • Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, thời gian nhận hoặc gửi.

6.    Hóa đơn điện tử Viettel

Hiện nay, nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp ngày càng tăng. Hóa đơn điện tử Viettel cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp quản lý hóa đơn trên nền điện tử cho doanh nghiệp. Tự hào là thương hiệu uy tín, hạ tầng mạng lớn và đội ngũ nhân viên kỹ thuật cao, hóa đơn điện tử Viettel S-Invoice đem đến nhiều tiện ích cho doanh nghiệp:

  • Tiết kiệm chi phí và thời gian
  • An toàn và bảo mật tuyệt đối
  • Giải pháp công nghệ thông minh

Liên hệ ngay hotline 1800 8000 nhánh 1 để được tư vấn và hỗ trợ.

Thời đại công nghệ phát triển, xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử và giao dịch điện tử ngày càng nhiều. Hi vọng bài viết đã cung cấp những thông tin doanh nghiệp cần biết về hóa đơn điện tử là gì?