Hiện nay, chữ ký số (còn được gọi là USB Token) là một thiết bị không thể thiếu đối với một doanh nghiệp. Ứng dụng của chữ ký số là vô cùng lớn khi được sử dụng để thực hiện các thủ tục kê khai thuế, nộp thuế điện tử, thực hiện thủ tục hải quan, nộp tờ khai qua mạng. Bài viết này sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi chữ ký số là gì và những ưu điểm vượt trội của chữ ký số mà bạn cần phải biết.

1.      Chữ ký số là gì?

1.1 Khái niệm chữ ký số là gì?

Nhắc đến chữ ký, chúng ta có thể hiểu đó là một ký hiệu để thể hiện dấu ấn, xác nhận của mỗi người, minh chứng cho sự hiện diện của người đó. Tương tự như chữ ký, chữ ký số cũng có chức năng tương tự nhưng thay vì biểu hiện dưới dạng chữ viết, chữ ký số chứa những thông tin điện tử kèm theo dữ liệu nhằm xác định chủ của dữ liệu đó.

Theo khoản 6, Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử, khái niệm chữ ký số được định nghĩa như sau:

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Như vậy, theo định nghĩa trên, chữ ký số là phương tiện được sử dụng để xác thực người gửi thông tin hoặc người ký tài liệu và đảm bảo chắc chắn nội dung của tài liệu đã gửi không bị thay đổi.

Hiện nay, ở Việt Nam, chữ ký số được sử dụng khá phổ biến, đặc biệt là các tổ chức, doanh nghiệp. Chữ ký số có vai trò tương tự như chữ ký cá nhân cũng như là con dấu của các tổ chức với chức năng xác nhận lời cam kết của tổ chức hoặc cá nhân trong văn bản trong môi trường điện tử số.

1.2 Chữ ký số có giá trị pháp lý hay không?

Theo điều 22, Luật giao dịch điện tử, giá trị pháp lý của chữ ký điện tử được chia làm hai trường hợp:

• Chữ ký điện tử với vai trò là chữ ký
• Chữ ký điện tử với vai trò là con dấu

Cụ thể, với vai trò là chữ ký, chữ ký điện tử cần thỏa mãn hai điều kiện sau:

“a) Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu;

b) Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.”

Còn đối với vai trò là con dấu, chữ ký điện tử phải đáp ứng những điều kiện sau thì văn bản cần đóng dấu của tổ chức, cơ quan sẽ được xem là hợp lệ:

• Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký khi mà dữ liệu đó được sử dụng
• Dữ liệu tạo chữ ký điện tử phải do người ký kiểm soát tại thời điểm ký
• Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử có thể phát hiện ra sau thời điểm ký
• Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu có thể phát hiện sau thời điểm ký

Đối với chữ ký số cho doanh nghiệp, các thông tin cần có bao gồm:

• Tên và mã số thuế của doanh nghiệp
• Số hiệu (số seri) của chứng thư số
• Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
• Tên của doanh nghiệp chứng thực chứng thư số
• Chữ ký số của bên chứng thực chứng thư số
• Giới hạn về mục đích, phạm vi sử dụng chứng thư số
• Giới hạn về trách nhiệm của bên cung cấp dịch vụ chứng thư số
• Nội dung cần thiết khác theo quy định

2.      Ưu điểm của chữ ký số là gì?

• Chữ ký số có khả năng xác định nguồn gốc: Với hệ thống mã hóa của khóa công khai, văn bản sẽ được mật mã hóa với khóa bí mật mà chỉ có chủ nhân của chữ ký số mới nắm được. Khi cần kiểm tra, bên nhận được văn bản sẽ giải mã văn bản nhận được. Nếu hai giá trị khớp nhau thì văn bản đó có nguồn gốc từ người sở hữu khóa.
• Chữ ký số có tính bảo mật thông tin cao: Chữ ký tay đôi khi có thể bị giả mạo, nhưng chữ ký số với các thông tin được mã hóa phức tạp và khó bị giả mạo hơn rất nhiều. Vì thế, chữ ký số có khả năng bảo mật thông tin một cách an toàn.
• Chữ ký số có tính không thể phủ nhận: Trong giao dịch điện tử, sẽ có thể xảy ra trường hợp bên gửi thông tin từ chối văn bản đó không phải do mình gửi. Chữ ký số trong trường hợp này sẽ là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã xác nhận.
• Chữ ký số có tính toàn vẹn thông tin: Thông tin được mã hóa trong chữ ký số hoàn toàn không thể thay đổi hay xóa bỏ. Ưu điểm này giúp cho chữ ký số thể hiện được tính chính xác và vai trò xác nhận thông tin của nó.
• Chữ ký số giúp tiết kiệm công sức, thời gian: Sự ra đời của chữ ký số đã đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức, doanh nghiệp như: tiết kiệm chi phí in ấn, thời gian luân chuyển giấy tờ, quản lý chứng từ…

3.      Các trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số

Theo quy định tại Điều 4 Luật số 21/2012/QH13 bổ sung khoản 10, Điều 7 Luật Quản lý thuế 78/2006/QH11, các doanh nghiệp có trụ sở tại các tỉnh, thành phố, có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin bắt buộc phải kê khai thuế qua mạng thông qua các phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Theo tinh thần của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đến ngày 1/7/2022, toàn bộ các doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Cũng theo quy định điểm e, khoản 1 và 2, Điều 6, Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải được ký bằng chữ ký điện tử theo quy định trừ khi có hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

Cũng theo quyết định 838/QĐ-BHXH, các doanh nghiệp, cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm bằng hình thức điện tử. Do đó, các doanh nghiệp muốn thực hiện được việc này cần phải có chữ ký số hợp pháp.

4.      Nên mua chữ ký số của nhà cung cấp nào

Hiện nay, có rất nhiều lĩnh vực bắt buộc phải sử dụng chữ ký số. Để thuận tiện cho việc thực hiện các thủ tục về thuế cũng như các thủ tục với cơ quan nhà nước và các đối tác liên quan, doanh nghiệp nên sở hữu chữ ký số.

Trên thị trường có khá nhiều đơn vị cung cấp chữ ký số. Là sản phẩm của Tập đoàn công nghệ viễn thông Viettel – một đơn vị có nhiều danh tiếng trong lĩnh vực công nghệ, chữ ký số Viettel tự hào là đơn vị cung cấp chứng thư số nhiều nhất thị trường. Doanh nghiệp của bạn khi lựa chọn chữ ký số Viettel CA sẽ hoàn toàn an tâm khi có đội ngũ nhân viên tư vấn nhiệt tình, hỗ trợ 24/24, thông tin được an toàn và bảo mật.

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng chữ ký số Viettel, vui lòng liên hệ SĐT 0988041166 để được hỗ trợ.

Hi vọng thông qua bài viết, bạn đã nắm được chữ ký số là gì và những điều doanh nghiệp nên biết về chữ ký số.