Khái niệm chữ ký số không còn quá mới mẻ đối với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân trong thời buổi công nghệ 4.0 như hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm được những quy định pháp luật về chữ ký số để sử dụng cho đúng. Bài viết này sẽ giúp bạn cập nhật những những quy định về chữ ký số mới nhất để bạn nắm được.

1.      Chữ ký số là gì?        

Trước khi tìm hiểu những quy định về chữ ký số, chúng ta cần phải hiểu rõ khái niệm chữ ký số là gì? Chữ ký số cũng như chữ ký tay thông thường là để xác định người chủ của văn bản, thông tin. Tuy nhiên, điểm khác biệt lớn nhất đó chính là nó sử dụng các kỹ thuật mật mã gắn với mỗi người sử dụng một cặp khóa công khai – khóa bí mật để ký các văn bản điện tử.

Có thể mô tả quá trình sử dụng chữ ký số như sau:

• Tạo ra chữ ký
• Kiểm tra chữ ký

Như vậy, dưới góc độ doanh nghiệp có thể hiểu đơn giản chữ ký số là một thiết bị mã hóa tất cả thông tin, dữ liệu của một doanh nghiệp hay tổ chức. Doanh nghiệp có thể sử dụng để tạo chữ ký trên các văn bản điện tử trong giao dịch điện tử hay internet.

Một chữ ký số là hợp pháp phải đảm bảo các thông tin bắt buộc sau:

• Các thông tin cơ bản của doanh nghiệp như tên, mã số thuế…
• Số seri (số hiệu) của chứng thư số
• Thời hạn của chữ ký số
• Tên của nhà cung cấp chữ ký số
• Thư hạn chế về mục đích và phạm vi sử dụng CKS
• Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số
• Các nội dung cụ thể khác theo yêu cầu của Bộ Thông tin và Truyền thông

2.      Quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số

Ngày 15/2/2007, Chính phủ đã ban hành Nghị định 26/2007/NĐ-CP quy định việc thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký điện tử và dịch vụ chứng thực chữ ký số. Trong đó, giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định cụ thể như sau:

1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số.
2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định về điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số.

Như vậy, theo quy định trên, pháp luật công nhận việc tính pháp lý của văn bản được ký bằng chữ ký số và nếu chữ ký số được đảm bảo theo điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số, nó cũng có giá trị pháp lý tương đương với con dấu của tổ chức, doanh nghiệp.

3.      Quy định về điều kiện tạo chữ ký số an toàn

Ở trên chúng ta đã nhắc đến khái niệm “điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số”, vậy những điều kiện đó là gì, có được quy định cụ thể trong luật không?

Quy định về chữ ký số được đảm bảo an toàn nếu nó đáp ứng được những điều kiện sau:

•  Chữ ký số phải được tạo ra trong thời hạn chứng thư số có hiệu lực
•  Chữ ký số phải được kiểm tra bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số
•  Chữ ký số phải được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương thích với khóa công khai trên chứng thư số.
•  Chứng thư số phải do một trong các tổ chức dưới đây cấp:
  •  Tổ chức cung cấp chứng thực CKS quốc gia
  •  Tổ chức cung cấp chứng thực CKS chuyên dùng cho Chính phủ
  •  Tổ chức cung cấp chứng thực CKS công cộng
  •  Tổ chức cung cấp chứng thực CKS chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức đủ điều kiện đảm bảo an toàn chữ ký số.
• Khóa bí mật phải thuộc kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

4. Quy định về các trường hợp được phép sử dụng chữ ký số

4.1. Sử dụng chữ ký số giao dịch với các cơ quan, tổ chức nhà nước

Hiện nay, chữ ký số được ứng dụng nhiều nhất trong việc thực hiện các thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước. Có thể kể đến các giao dịch thông thường mà doanh nghiệp phải thực hiện như: đăng ký thành lập, đăng ký và bổ sung ngành nghề kinh doanh, thay đổi con dấu và người đại diện theo pháp luật, kê khai và nộp thuế điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử… Nhờ có chữ ký số, thủ tục với cơ quan nhà nước cũng trở nên đơn giản và tiết kiệm chi phí thời gian hơn. Thay vì mất công đi lại, doanh nghiệp không cần phải đến trực tiếp các cơ quan nhà nước để thực hiện như trước đây nữa.

4.2. Sử dụng chữ ký số giao dịch với đối tác

Hiện nay, nhờ có chữ ký số, doanh nghiệp có thể dễ dàng giao dịch với các đối tác từ xa. Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký kết hợp đồng, trao đổi văn bản, chứng từ hay mua bán hàng hóa. Doanh nghiệp không cần phải gặp mặt trực tiếp đối tác mà vẫn đảm bảo được tính an toàn và bảo mật của giao dịch. Hơn thế nữa, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được khá nhiều thời gian và chi phí di chuyển nếu như đối tác ở vị trí không thuận tiện.

4.3. Sử dụng chữ ký số cho giao dịch điện tử thông thường

Hiện nay, pháp luật cũng cho phép doanh nghiệp sử dụng chữ ký số trong tất cả các giao dịch điện tử thông thường và luôn đảm bảo tính pháp lý theo quy định về chữ ký số của Luật giao dịch điện tử. Trong thời gian tới, tất cả các doanh nghiệp đều sẽ phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, và chữ ký trên hóa đơn cũng bắt buộc sử dụng chữ ký số. Chính vì thế, doanh nghiệp cần cân nhắc áp dụng ngay việc sử dụng chữ ký số. Ngoài ra, chữ ký số còn được biết đến như một công cụ bảo mật email cho các cá nhân, tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp.

5.      Quy định về đăng ký chữ ký số

Để sử dụng chữ ký số thực hiện các thủ tục hành chính, doanh nghiệp cần phải nắm được quy định về chữ ký số khi đăng ký sử dụng chữ ký số. Thủ tục này sẽ do doanh nghiệp đăng ký với đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số. Mỗi đơn vị sẽ có yêu cầu khác nhau, tuy nhiên, hồ sơ đăng ký sẽ bao gồm những giấy tờ sau mà bạn cần chuẩn bị:

• Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động.
• Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp.
• Bản sao của CMND, căn cước công dân, hộ chiếu… của người đại diện theo pháp luật.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như trên, doanh nghiệp cần nộp đến đơn vị cung cấp chữ ký số để thực hiện những bước tiếp theo.

Để đăng ký sử dụng chữ ký số Viettel, liên hệ ngay 0988041166 để được hỗ trợ

Những ưu thế nổi trội của chữ ký số Viettel

• Bảo hành trọn đời, hỗ trợ tận nơi khi có yêu cầu
• Thủ tục đăng ký nhanh gọn, chỉ trong vòng 2h
• Có Hợp đồng và Hóa đơn VAT khi bàn giao dịch vụ
• Hướng dẫn sử dụng và cài đặt trực tiếp tận nơi
• Được hơn 200.000 doanh nghiệp tin dùng trên toàn quốc (chiếm hơn 50% thị phần)
• Được phát triển bởi hơn 1000 kỹ sư công nghệ thông tin giàu kinh nghiệm…

Hi vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những quy định về chữ ký số mới nhất để bạn nắm được và lưu ý khi sử dụng chữ ký số.